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生管/物管人員應具備的條件
 
 制造業里的每一家公司都少不了一個職位,即計劃員(planner),負責生產計劃的稱為生產管理師,或稱生管工程師、生管計劃員,俗稱生管(PC);負責物料計劃的就稱為物料管理師,或俗稱物料(MC),有的公司沿用日語的名稱就叫做資材管理員(師)。
 
 不論他/她的稱呼是什么,他/她的主要責任就是做好生產和物料的計劃和排程。這是一個十分「心」苦的工作,每天要面對許多的問題和挑戰,譬如客戶要求插單、提前交貨、變更訂單數量、機器故障停機、供貨商延遲交貨、進貨品質不良…等。但公司仍得如期出貨給客戶,既要保持生產線的效率及正常運作,又要維持很低的存貨水準。他是制造工廠里的靈魂人物,神經中樞。面對每天許多可能突發的狀況(天有不測風云),他/她每天要做許多的決策,但大體而言,不脫離三個基本的問題:1.要生產或采購什么?2.生產或采購多少?3.何時要發出生產或采購訂單?訂單應何時完成?這三個都不是很好回答的問題。
 
 想要扮演好成功的生管和物管人員的角色,不是一件容易的是。他/她要對公司的產品和生產步驟相當了解,也要對物料的特性和用途有所認識,還要時時刻刻掌控生產進度和物料的狀況。才能做好生產和物料的計劃和管制。除了專業的技能和知識之外,他/她還要具備何種特質呢?
 美國生產及存貨管理協會(APICS)(www.apics.org)列舉一位計劃人員(planner)應該具備十種的特質,以下就逐項說明。
 1. 良好的數字觀念:由于生產及物料的計劃與控制所處理的都與數目有關,例如:生產或采購的訂單數量是多少?哪一個項目(料號)?存貨金額價值多少?哪一天訂單應該完成(何時)?而且數目隨時在變,若是缺乏數字觀念,做起來就會覺得吃力,且不易把事情做好。具有良好數字觀念與否多半是個人的天性,后天的努力和改變是有限的,這是擔任此項職務的人要先對自己的特質有所認識。
 2. 掌握數目隱含的意義:數目字固然提供了一些信息,但是它說明了什么事情?例如:存貨是否偏高或太低?計劃是否可以如期達成?生產的效率是否符合預期?對客戶的如期交貨率是否有改善?這一些都需要生管或物管人員去探討或說明。因此,要對數字背后隱含的意義有更深的了解,才有助于工作。
 3. 承受壓力之下依然冷靜:由于生管/物管人員面對瞬息萬變的狀況,有許多原先意想不到的問題會發生,許多事情無法依照原先的計劃去進行,例如:供貨商延遲送貨、庫存料帳不準造成短缺…等,生管/物管人員在此種壓力下,必須依然保持冷靜,才能作更好的替代方案,使不預期的沖擊所帶來的負面效果減至最低,如果生管/物管人員慌亂,生產和相關部門的人必會隨之慌亂而不知所措。
 4. 要有彈性,找出方法做到別人認為不可能的事:由于現實環境狀況一直在變化,原先的計劃無法執行時,生管/物管人員就必須想出較佳的方法來解決問題。而解決的方法不是僅有一種或二種,誠如工業工程人員所尊奉的信條:「凡事都有更好的方法」。生管/物管人員也必須在面對問題時,想出更好的方法,并付諸計劃與實行。
 5. 做一個解決問題的人而不僅是救火隊:生管/物管人員每天都可能面對許多問題,這些問題可能是一時的,也可能是長期以來經常發生的,如果僅是扮演救火隊員的角色,只能把當時或當天的問題解決,但若沒有找出其問題的根源,加以解決,問題仍會一而再再而三地發生。因此,生管/物管人員除了解決一時的問題(救火),也要設法找出問題的癥結,徹底解決,以免再度發生,或減少其發生的頻率。在實際工作里,許多生管/物管人員努力去扮演好救火隊員每天的工作,卻無力或無心去解決根本的問題,例如建立一個制度或提出改善方案,因此,常覺得十分勞累。
 6. 有條理,資料保存的好,準確性高:生管/物管人員每天處理的數據量極大,舉凡客戶訂單、生產排程、制造工單、派工單、采購訂單、供貨商交貨單、入庫單…等。如果平時沒有良好的習慣,隨時將這些數據分類、歸檔,以便查詢,避免需要時找不到所要的數據。因此,需先要求自己做到凡事要有條理,而且也要求自己提供給別人或由別人提供的數據,其準確性要高,例如:庫存數、生產完成數、銷售預測數、客戶訂單的規格、數量等。數據若不準確,依據其所做的決策就會錯誤,而錯誤的決策往往需要十倍,甚至百倍的力量才能彌補。
 7. 堅定以達成預期任務:由于計劃的執行往往會遭遇困難,生管和物管人員必須要有堅定不移的決心,才能排除萬難,達成原訂的目標。
 8. 好的溝通者:生管和物管人員所扮演的角色是許多功能部門的協調者,因此也必須要具備良好的溝通技巧。此種溝通技巧包括口頭、書面和人際間的溝通,以調和各部門的意見,群策群力,共同解決問題。
 9. 贏得信賴與信心:生管和物管人員負責計劃和控制,他(她)所做的決策為生產、采購以及其它部門所遵行。因此平常必須建立別人對他/她的計劃給予尊重和信心,才可能有效地執行。生/物管人員事前審慎的思考和計劃,并考慮可能發生的狀況,以免「朝令夕改」,如此才能贏得相關部門的信賴和信心。
 10. 為了解決問題,愿意將問題反映至組織里更高的層級:生管或物管人員面臨的小問題往往是影響整個大企業的大問題,例如:對客戶承諾的貨無法如期交貨、生產線因故停線、工人無事做。此時生管或物管人員就必須立刻向上級反映,請求上級做裁示或協助解決,「人微言輕」,不敢向上反映,以致拖延處理的時效,小問題擺久了便成為大問題。
 
 結語
 生管和物管人員是制造業里協調各單位、擬定生產或物料計劃的人,要做好這項工作,有些是要具備一些天生的特質,例如良好的數字觀念;有些卻可由對自己的要求和訓練得來,例如前述的遇事冷靜、沉著、堅定、準確性高、良好的溝通技巧和解決問題的能力,成功的生管/物管人員不但會有良好的工作生涯,也是制造業里一項最重要、不可缺少的資產。


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